Numérisation Documents
Vous cherchez une société de numérisation de documents?
AGS Archivage vous aide à gérer vos archives numériques grâces à ses solutions sécurisées.
Une numérisation de documents fidèle permet de constituer des copies numériques conformes aux documents originaux. AGS Archivage, par le biais de ses équipes expertes, apporte sa compétence aux organisations souhaitant lui confier leurs documents les plus précieux.
Avec AGS Archivage, numérisez vos documents courants et devenez plus efficace
Nos projets de numérisation partent toujours de l’analyse de vos besoins et des modalités d’utilisation future des documents à numériser. Il est souvent inutile de numériser l’ensemble d’un fonds documentaire, s’il n’est pas régulièrement consulté. AGS Archivage vous aide à déterminer vos vrais besoins.
La numérisation de documents fait partie d’un processus global de réflexion sur votre gestion documentaire : numérisation, versement dans une GED, conservation des originaux, etc.
Voir également: 8 bonnes raisons d’améliorer votre gestion documentaire
Voir également: Archivage physique ou numérique : comment choisir ?
Voir également: HISTOIRE DE MOTS : NUMÉRISATION
Numériser, Indexer, Restituer,..
Après l’analyse de vos besoins, voici les étapes d’un service de numérisation de document
Phase de préparation
Enlèvement, tri et préparation de vos documents à numériser
La traçabilité est assurée et vos documents numérisés restent disponibles pendant toute la durée du projet. Le tri consiste à analyser les documents, les classer et enlever les doublons. La préparation consiste à enlever les agraphes, trombones, etc.
Phase de numérisation
Une numérisation fiable et conforme à l’original
AGS Archivage réalise des numérisations de documents de grande qualité, en respectant les recommandations de la nouvelle norme NF Z42-026, qui accorde autant de valeur à la copie numérique qu’à l’original papier.
Nous vous proposons également des outils d’OCR, de LAD, de RAD, etc… pour une plus grande facilité dans la recherche et l’indexation.
Phase post numérisation
Indexation et vérification de vos documents numériques
L’indexation est faite selon votre charte de nommage afin de faciliter la recherche des informations essentielles. Un contrôle a également lieu pour s’assurer de la qualité des documents.
Nous mettons également en place des horodatages, signatures électroniques, coffre-forts électroniques, quand cela est nécessaire.
Phase de restitution et GED
Système de gestion de documents numérisés avec critères de recherches
Les documents, numérisés et indexés, peuvent être versés dans une GED, un SI, ou restitués sur support. Mais ils peuvent également être consultés dans notre outil, EAS, qui conserve les documents, et les métadonnées associées, et constitue une GED simple et pratique.
Les documents papier peuvent vous être restitués ou être conservés par nos soins.
Des solutions de numérisation de documents adaptables
Possibilité de numériser dans vos locaux
Si certains documents sont trop précieux pour quitter les murs de l’entreprise, nous nous installons chez vous pour les numériser.
Plans, documents anciens ou abîmés, etc..
Pour tous les formats spécifiques (au-dessus du A3), pour les photos, pour les plans, notre département numérisation patrimoniale a la solution adéquate.
Un logiciel unique pour tous vos besoins
Notre logiciel de gestion d’archives vous permet de consulter et gérer sur la même interface vos archives physiques et vos documents numériques.