Née au XXe siècle, la numérisation constitue un dérivé du mot numérique, qui signifie lui-même une information qui peut se représenter sous forme de nombre. Si, à l’heure actuelle, les projets de numérisation fleurissent dans tous les domaines, c’est avant tout car cette méthode présente bien des atouts, aussi bien pour le traitement des documents traditionnels que pour des images ou des objets.
Pour une conservation pratique et rapide
La numérisation consiste donc à transformer en une suite de valeurs numériques une donnée, dite analogique, mesurée par un signal dont les variations sont continues. Elle permet de convertir des documents en représentation codée numériquement afin de leur assurer une meilleure conservation.
L’ensemble du contenu et des caractéristiques formelles d’un document sur support film ou papier est alors transféré sur un support numérique. La plupart du temps, l’opération se réalise à l’aide d’un scanner qui restitue une image point par point du document d’origine, en noir et blanc ou en couleur.
La numérisation a pour objectif, dans le domaine de l’archivage, de préserver et protéger les documents contre les risques d’altération comme l’acidité par exemple, d’archiver des documents originaux pour gagner de la place et de les dupliquer sans risque de dégradation. Elle facilite aussi l’accès de documents anciens ou rares au public.
Numérisation n’est pas dématérialisation
Mais attention, la numérisation ne doit pas être confondue avec un autre grand terme, souvent mal employé : la dématérialisation. Elle consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d’information (dématérialisation native).
Pour Infogreffe, elle a pour objet de « gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs) ». Plus question pour vous désormais de vous emmêler les pinceaux !
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