Organiser les archives d’une chambre de commerce et d’industrie (CCI) représente un défi face au volume important de documents. La CCI de Bayonne Pays Basque est l’une des plus anciennes de France. Avec les années, elle a accumulé une grande diversité de documents tant sur le plan administratif, juridique, social ainsi que des livres et des objets anciens.
Soumise aux obligations réglementaires spécifiques des archives publiques, du fait de son statut d’établissement public économique au nom du livre VII du Code de commerce, la CCI avait organisé dans un premier temps la gestion de ses archives. Avant 2019, elle était centralisée par l’archiviste en poste.
La CCI de Bayonne Pays Basque gérait alors en interne l’ensemble de ses archives et était aussi en charge de l’exploitation ou de la gestion d’autres institutions comme le Centre consultation de formation, l’École supérieure des technologies industrielles avancées (ESTIA), le Port de Saint-Jean-de-Luz Ciboure ou encore l’Hôtel Consulaire. Au total, les documents représentent alors 2175 ml répartis dans les différents services et les salles d’archives de la CCI.
« Un sujet de préoccupation »
Mais après le départ de ce spécialiste en 2019, chaque service de la CCI s’est occupé de ses propres documents de manière décentralisée.
« Depuis le départ de l’archiviste, la gestion des archives est devenue un sujet de préoccupation, assure Cathy Biscay-Bordenave, Directrice des Ressources humaines de la CCI de Bayonne. Sans référent ni procédures clairement définies, le traitement, le suivi ainsi que l’archivage des documents n’étaient plus correctement réalisés ».
Face à ce défi, la CCI de Bayonne Pays Basque souhaitait bénéficier de l’expertise de spécialistes en gestion documentaire afin de dresser un état des lieux des pratiques archivistiques de ses différents services via un diagnostic d’identification des risques.
Elle cherchait à connaître les points forts et les points d’amélioration liés au fonctionnement des utilisateurs des différents services et être accompagnée par des archivistes experts et expérimentés dans la gestion de projets similaires.
La nécessité d’un diagnostic par des experts
Son objectif était de mettre en place des solutions adaptées sécurisant l’archivage de documents et permettant une optimisation de la gestion quotidienne des archives avec un suivi régulier et le déploiement de solutions numériques pour fluidifier le partage d’informations.
Dans le respect du cadre légal et réglementaire, la CCI cherchait une solution pérenne pour structurer ses fonds d’archives et se prémunir des risques liés à un manquement d’ordre réglementaire.
« Nous cherchions des archivistes indépendants pour nous aider à poser un diagnostic sur nos pratiques archivistiques, souligne Cathy Biscay-Bordenave. Les Archives départementales nous ont conseillé de nous rapprocher de sociétés d’archivage. AGS ARCHIVAGE, prestataire spécialiste dans la gestion documentaire, s’est imposé comme LA bonne solution. »
Les équipes d’AGS ont donc pris en compte ses demandes et ont travaillé à une stratégie globale pour les archives de la CCI.
Des préconisations d’actions à court, moyen et long terme
Dans un premier temps, les équipes ont mené un travail d’audit de l’organisation, avec le recueil du fonctionnement des pratiques existantes, au travers d’entretiens avec les services producteurs. Elles ont également analysé avec précision les stocks de documents et leurs conditions de conservation avant d’élaborer des priorités d’actions.
Ensuite est venu le temps de la mise en place d’un système d’archivage efficient. Les équipes du Pôle Archives Conseil sont intervenues pour mettre en place les procédures adaptées au cycle de vie du document, pour maintenir une organisation rationnelle des locaux, pour faciliter et simplifier la gestion de l’archivage.
« AGS ARCHIVAGE a répondu à nos attentes de façon extrêmement professionnelle en nous apportant des préconisations d’actions à mener à court, moyen et long terme pour agir concrètement sur la gestion de nos archives, précise Cathy Biscay-Bordenave. Les équipes AGS Archivage m’ont aidé moi, en tant que DRH sans connaissances du sujet, à objectiver la situation ».
De réels bénéfices
En étroite collaboration avec les Archives départementales, les archivistes AGS ARCHIVAGE accompagnent la CCI pour rationaliser l’espace de stockage afin d’assurer une gestion pérenne des archives sur le long terme.
L’ensemble de ces actions apporte de réels bénéfices à la CCI. Sur le plan de la conformité réglementaire, elles permettent le respect des durées légales de conservation, la conformité aux exigences SIAF et la mise en place d’une relation de proximité entre les archivistes d’AGS et les Archives départementales.
Côté maitrise des risques, le travail d’AGS permet de structurer les fonds documentaires, de sécuriser l’archivage des documents de la CCI et induit une facilité d’exploitation administrative des fonds. Les équipes d’AGS conseillent et accompagnent la CCI dans sa transition digitale de la gestion documentaire.
Les solutions apportées par AGS induisent une pérennité du fonctionnement de l’archivage, la réduction du volume conservé par l’optimisation des destructions et la création de systèmes de classement informatisés. De quoi assurer une stratégie sur le long terme efficace et personnalisée à la CCI Bayonne Pays Basque.
Vous souhaitez structurer et optimiser votre gestion documentaire ? Échangez avec un de nos experts pour faire le point sur vos besoins.