Le versement voit le jour pour la première fois en 1273 et correspond à l’action de répandre un liquide. Dans les Misérables, Victor Hugo utilise d’ailleurs ce sens : Dans cette prodigieuse dépense de rayons, dans ce versement indéfini d’or fluide, on sentait la prodigalité de l’inépuisable. Dès 1695, versement se définit comme l’action de verser de l’argent à une banque, lors d’une rançon ou dans le cadre d’une pension.
Mais le mot évolue et recouvre plusieurs significations siècle après siècle. En 1778, Beaumarchais utilise le même terme dans ses Œuvres : une lettre prouve assez bien la douce familiarité, la parfaite confiance et l’entier versement de son âme dans la mienne. Le mot prend alors une dimension plus figurative même si le sens du mot reste le même.
Verlaine reprend le terme versement dans ses Œuvres complètes : il était question du versement dans les bataillons de marche d’une certaine catégorie de gardes mariés. Cette fois, l’expression correspond au fait d’affecter une personne quelque part.
Versement dans les archives
Dans le domaine de la communication, le mot correspond à l’action de remettre un objet ou des marchandises. Le mot utilisé dans le domaine de l’archivage tire son origine de cette signification.
Le versement d’archives devient l’opération matérielle et administrative par laquelle les archives sont transférées du service qui les a rassemblées vers le Service des archives, compétent pour les recevoir.
Cette démarche assure un accès efficace à l’information, permet d’améliorer la gestion de l’espace dévolu aux dossiers courants et intermédiaires et de prendre en charge officiellement les documents. Elle est très réglementée, notamment par l’article L.212-8 du code du patrimoine.
Une étape cruciale
Le versement se situe après l’étape de préparation des documents à verser et la rédaction du bordereau de versement qui doit être dument et correctement renseigné et rédigé pour valider le versement. Ce document réglementaire indique en général la cotation ou numérotation de l’article, l’intitulé des documents, les dates extrêmes et la durée d’utilité administrative (D.U.A.), les délais et la date de communication, les observations. Le bordereau entièrement rempli doit être signé par le responsable du service d’archivage.
Une fois le versement effectué, un exemplaire du bordereau rempli et signé est délivré à l’organisme versant. Ce document ayant une valeur de prise en charge doit être conservé.
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