Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de recevoir, conserver, communiquer et restituer tout type de flux électroniques, au moyen d’un outil informatique unique. Une fois intégré au SAE, le document n’est plus modifiable et conserve alors sa valeur probante. Le SAE est à l’électronique ce que l’archivage physique est au papier : un moyen de conserver à plus ou moins long terme dans le cadre des obligations légales en matière d’archivage.
Attention : il ne faut pas confondre Gestion Électronique de Documents (GED) et SAE. En effet, une GED, si par ses aspects de consultation, peut « ressembler » à un SAE, elle n’assure ni ne garantit la pérennité, ni l’intégrité des documents qu’elle contient, tout le contraire d’un SAE.
À quoi ça sert ?
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet d’archiver des données numériques et de garantir la préservation de leur valeur probante dans le temps. Tout comme un coffre-fort numérique, il autorise la consultation en temps réel et le partage de documents actifs de l’entreprise. Plus globalement, il permet à une entreprise de pérenniser son activité, de protéger ses droits, mais également de respecter la législation en vigueur.
Le SAE présente bien des avantages.
- Gain de place
Les documents ne sont plus stockés sous leur format papier et requièrent donc moins d’espace. Ainsi dématérialisés, ces documents de tout type (factures, e-mails, mais aussi vidéos, fichiers audio, bases de données, etc.) peuvent désormais être conservés sur des serveurs (exclusivement dédiés à cette activité). Le temps de traitement est beaucoup plus rapide et la capacité de stockage bien plus importante.
- Gain de temps…
… et la simplification des tâches qui en découle. Grâce à l’automatisation de la gestion des documents (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) le SAE permet la consultation des données de manière instantanée. L’archivage électronique facilite également la manipulation des documents et le partage d’informations au sein de l’entreprise.
- Sécurité des données
L’archivage électronique constitue une solution avantageuse à la fois pour prévenir les cyber-attaques, mais aussi les désagréments liés aux défaillances des systèmes IT ainsi qu’à l’obsolescence technologique. En confiant l’archivage de ses documents à un prestataire certifié, ce dernier ne pourra être suspectées de manipulation illicite (de par la garantie de la conservation de la valeur probante) tout en suivant le rythme des évolutions juridiques et normatives.
Il existe des prestataires de confiance spécialisés dans ce domaine qui possèdent des équipes formées et les certifications ad hoc. Un certain nombre d’autorisations, de normes, de certifications et de qualifications sont indispensables à la mise en œuvre d’un SAE. La certification ISO 27001 (pour les systèmes de management de la sécurité informatique), la certification NF 461, pour la conformité aux normes Afnor NF Z42-013 et ISO 14641-1 (relatives aux systèmes d’archivage électronique à valeur probante), ou encore le label France Cybersécurité, les certifications eIDAS (certificat signature électronique) pour l ou enfin la certification HDS (pour les données de santé à caractère personnel).
Sur le plan légal, le SAE à valeur probante dispense l’entreprise de certaines mesures concernant la sécurité des données, puisque les fichiers archivés sont conformes aux principes de confidentialité grâce à des moyens de chiffrement, de signature électronique ou d’accès sécurisé. L’archivage électronique à valeur probante est également en accord avec des règlements comme le RGPD.
Visuel Découvrez la vielle RGPD.
- Réduction des coûts
Tous ces avantages ont pour résultat de réduire les coûts, notamment ceux liés au papier (impression, envoi, classement, reproduction, stockage) et les coûts immobiliers liés au volume de conservation de documents physiques. À l’inverse, les erreurs liées à l’archivage électronique sont beaucoup plus rares et coûtent beaucoup moins à la structure.
Comment ça fonctionne ?
Le SAE assure la lisibilité du document dans le temps. Il permet d’effectuer une vérification de l’état des données, de réaliser une migration des données sur de nouveaux supports et il permet de restituer le document indépendamment de son environnement d’origine.
Le parcours d’un objet numérique dans le SAE repose sur le modèle appelé OAIS. Un producteur de documents émet des SIP (Submission Information Packets) vers le SAE, qui les contrôle, les découpe et/ou convertit les Information Packets issus des SIP, puis les regroupe en API (Archive Information Packets) pour les conserver. Un utilisateur final peut ensuite rechercher et récupérer des DIP (Dissemination Information Packets).
Le Responsable Archivage, appelé Management dans OAIS, est en charge de la politique d’archivage au sein de l’entreprise tiers archiveur, comme AGS RM. Son rôle est de soutenir politiquement et financièrement l’environnement SAE mis en œuvre pour qu’il puisse correctement opérer sur le long et très long terme.
Un SAE se différencie d’un coffre-fort numérique par les opérations qu’il peut effectuer avant le dépôt d’un objet numérique, pendant le cycle de conservation, voire lors de la sortie des objets numériques. Parmi ces opérations, on peut évoquer, par exemple, le contrôle des formats lors du dépôt, le découpage en sous-unités ou la conversion de format. De plus, un cloisonnement des objets numériques peut être mis en œuvre permettant ainsi un filtrage selon l’utilisateur final connecté.
Le déploiement d’un SAE, comment faire ?
Le SAE est une solution très complète et donc très complexe à mettre en œuvre. Le recours à un prestataire externe est fortement recommandé, car le développer en interne exige du temps, des besoins et des compétences techniques que nombre d’entreprises n’ont pas. Les exigences auxquelles doit répondre un SAE impliquent de recourir à de multiples expertises et requièrent un matériel performant et fiable, qui devra être renouvelé au gré des maintenances et des migrations. Le prestataire pourra immédiatement intégrer le SAE après avoir défini les besoins de l’entreprise et élaboré une solution adaptée.
La mise en place d’un SAE doit suivre six étapes.
- L’étude de l’environnement légal et juridique : elle permet de circonscrire le périmètre du SAE et implique d’analyser le contexte juridique et réglementaire de l’entreprise (enjeux de cybersécurité, économiques, juridiques, types de documents concernés, etc.). Un inventaire des documents émis et reçus par l’entreprise doit être effectué
- L’étude de l’environnement financier et technique
- La définition d’un cahier des charges selon le type de SAE choisi
- La validation des spécifications
- La définition d’un premier test sur seulement quelques services, fonctions ou documents
- Le contrôle de la conformité
Le déploiement d’un SAE constitue un vrai projet d’ampleur pour une entreprise et nécessite un accompagnement spécifique avec des experts de différents domaines et compétences. Surtout, cette démarche demande en interne une adaptation culturelle de l’ensemble de l’entreprise avec le renforcement de la collaboration entre informaticiens, archivistes et records manager. Sur le plan organisationnel, l’archivage électronique induit de nouveaux processus métier et de nouvelles méthodes de travail qui bouleversent le quotidien. Tous les acteurs de l’entreprise sont concernés et doivent s’approprier ces nouveaux processus, les maîtriser pour pouvoir les utiliser correctement au quotidien.
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A quel moment mettre en place un SAE ?
La mise en place d’un SAE dépend des besoins de l’entreprise. Plusieurs raisons peuvent la pousser dans cette direction, comme l’absence d’une gestion fiable du cycle de vie de l’information de l’entreprise ou la prise de conscience de la nécessité de recourir à un SAE suite à un déménagement ou suite à un audit sur la gestion des documents internes. Dans la plupart des cas néanmoins, le SAE est instauré lors d’un projet de dématérialisation devenu nécessaire pour des raisons économiques.
Pourquoi il me fera passer un cap dans ma transformation digitale ?
Le SAE représente un puissant levier en termes d’efficacité, de pérennité, de confidentialité et d’intégrité des données. Plus encore lorsqu’il est associé à une Gestion Électronique de Documents (GED). Le SAE est plus « transverse » que la GED, mais ne conserve pas tout. La GED centralise l’ensemble des documents d’entreprise dans un référentiel unique, quels que soient leur source ou leurs formats. Associer un SAE à une GED permet aux archivistes de collecter les documents et de gérer le cycle de vie avec un outil adapté. Le stockage peut également être mutualisé entre les deux systèmes.