Quand les archives s’entassent ici et là, qu’en faire ? La réflexion autour du classement des archives remonte à 1807. A l’époque, Daunou, alors garde des Archives de l’Empire, adresse à l’empereur Napoléon un rapport dans lequel il analyse les difficultés que rencontre l’administration des Archives dont il a la charge et les solutions qui pourraient y être apportées.
A l’époque, les archives publiques sont généralement constituées en archives d’État et en archives territoriales. Mais l’importance de la centralisation opérée depuis l’Ancien Régime a institué pour les archives publiques un réseau d’Archives nationales, départementales et communales (et depuis peu régionales et intercommunales).
Des règles de classement
Daunou soulève alors une question centrale : celle du versement des archives des administrations aux Archives nationales. Car certains corps ministériels conservent leurs propres archives sans les fournir aux Archives nationales. Daunou questionne alors pour savoir comment doit s’organiser la cohabitation entre les Archives de l’Empire et ces archives conservées par les « corps constitués ». Selon lui, à défaut d’un plan d’ensemble qui fixe leurs relations avec ces différents dépôts, les Archives de l’Empire ne seront bientôt plus des « archives générales », mais un fonds clos.
En mars 1808, un rapport adressé à l’Empereur par la secrétairerie d’État efface les espoirs de Daunou. Le dépôt aux Archives impériales est trop important qu’il ne doit pas être réuni à d’autres. Daunou décide alors d’organiser son établissement à sa guise, avec ses règles de classement. Il créé alors le cadre de classement, notion qui marquera l’ambition et la vocation des Archives à devenir destinataires de toutes les archives de l’État.
Classement par lettres alphabétiques
Il distingue alors les fonds selon qu’ils sont d’Ancien Régime et assimilés, d’époque révolutionnaire ou d’époque contemporaine, sur le modèle de la nouvelle administration impériale. Il s’agit alors d’un système organique où les documents sont classés en fonction de l’institution qui les a produits (le fonds), affectés à des bureaux d’archivistes (les sections) et rassemblés selon l’économie des pouvoirs administratifs, juridiques ou politiques. Puis il établit un cadre de classement prospectif, qui distribue les archives présentes et à venir dans des compartiments préparés, représentés par les lettres de l’alphabet, correspondant à des rubriques aux dénominations abstraites où pourront s’insérer les diverses institutions ou administrations de l’État.
L’usage de lettres alphabétiques de ce cadre de classement national fait école puisqu’une instruction ministérielle va créer un cadre départemental en 1841, à l’initiative de Natalis de Wailly, qui pose les règles de base du classement. Il avance des propositions au ministre de l’Intérieur afin que soit institué un cadre commun de classement des archives et que soit adopté ce qui deviendra le principe de respect des fonds.
Le tournant de 1841
Paraît alors la circulaire du 24 avril 1841 qui fera date en imposant le cadre légal de l’organisation des Archives départementales. Ces axes fondamentaux des instructions de 1841 font de Natalis de Wailly l’un des pères de l’archivistique française, grâce au cadre de classement et au principe de respect des fonds.
Le cadre de classement des Archives départementales est alors fondé, pour la partie postérieure à 1800, sur le principe de la répartition des versements entre 14 séries désignées par des lettres de l’alphabet. Chacune des séries s’accroissait au fur et à mesure des versements.
Le plan de classement des entreprises
Cette notion de classement qui nait dans les institutions publiques se décline ensuite en plan de classement pour chaque fonds. Le système de classification vise à retrouver à tout moment n’importe quel document archivé. Classer, conserver et sécuriser les documents d’archives constituent les bases pour garder une gestion des archives durable et efficace.
Lorsqu’une entreprise souhaite disposer d’un système de gestion des archives efficace, elle doit savoir quelle place occuperont les documents en son sein. Un bon classement débute dès la création des archives. Il est donc nécessaire de s’interroger sur la destination des documents dès leur création afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné à ces derniers : conservés ou éliminés.
L’élaboration du plan de classement permet de traduire, sur le papier, l’organisation du fonds, d’en faire apparaître les grandes articulations. Le meilleur plan de classement est celui qui se calque sur les attributions du créateur. Il doit être simple et logique et répondre à quelques questions principales : qui est le producteur et quelle est sa fonction principale ? quelles sont ses grands domaines d’action ? quelles sont ses missions ? etc.
Le plan de classement sera plus ou moins détaillé, en fonction de la précision des informations que souhaite restituer l’archiviste.
Inspirez-vous de l’histoire de la classification et créez un système qui corresponde aux besoins et aux responsabilités de votre organisation. Vous aurez ainsi l’assurance que vos documents sont organisés, facilement accessibles et gérés efficacement. N’attendez pas qu’il soit trop tard ; commencez à planifier votre système de classification dès aujourd’hui !