Dans l’histoire, lorsqu’un événement se réalise, il est devenu naturel et coutumier de le consigner dans des registres et notamment d’en indiquer la date et les informations essentielles qui l’entourent afin d’en conserver une trace historique.
Cette pratique, qui vise à associer une date, voire une heure à un événement, trouve son origine dans la nécessité de produire des preuves pour faire valoir ou confirmer un droit ou une obligation lors d’un litige. L’individu doit être en mesure de démontrer qu’un document par exemple existait à un instant donné.
De la Rome antique à Villers-Cotterêts
Dans la Rome antique, les banquiers remplissaient leurs registres à chaque opération de dépôt ou de retrait. D’autres professions notamment dans le commerce les ont copiés au fil des années. Dès le IXe siècle, le premier billet de banque, appelée monnaie volante, voit le jour sous la dynastie Tang en Chine et induit la création d’un système de registres de dépôt et de reçus datés.
Aux XIIe et XIIIe siècle, un système de vérification par code secret nait même et permet aux pèlerins de voyager sans avoir à porter sur eux les biens ou marchandises nécessaires pour payer. L’Église s’empare de l’ancêtre de l’horodatage au XIVe siècle, pour ses registres paroissiaux. Y sont alors consignés les dates des baptêmes, des mariages et des sépultures, qui servaient alors de preuves en cas de procès.
En août 1539, François Ier signe l’Ordonnance de Villers-Cotterêts. Cette ordonnance est considérée comme l’acte de naissance de l’état civil français. En effet, l’article 51 de cette ordonnance stipule que les baptêmes devront désormais être consignés dans des registres spécifiques. L’objectif de cette loi était que les extraits d’actes de baptêmes puissent ensuite servir à prouver l’âge des individus (notamment s’ils étaient majeurs ou non).
Une étape avec la dématérialisation
Face à la dématérialisation de plusieurs secteurs de l’économie, comme la propriété intellectuelle, la protection des données personnelles ou encore l’informatique, le besoin d’horodatage électronique devient indispensable. L’horodatage des documents sert de preuve irréfutable sur la non-altération du document, le respect des délais légaux, l’accusé de réception après envoi des documents et la traçabilité des actions.
En 2014, le règlement eIDAS (article 42) pose les règles du système d’horodatage électronique, défini « comme un procédé qui permet d’apposer électroniquement une date et une heure sur toute donnée sous forme électronique afin de certifier, avec ou sans recours à un tiers de confiance, son existence et son contenu à un moment donné ».
L’horodatage d’un document doit être fait par un tiers horodateur de confiance ou par une autorité d’horodatage. Il s’agit de l’équivalent de la poste qui appose son cachet sur un document manuscrit. Cette autorité délivre un jeton d’horodatage qui scellera le document en le datant. Cette action permet de se protéger contre toute contestation sur le contenu d’un document et permet aussi de certifier la non-altération de celui-ci depuis la date d’horodatage jusqu’à la nouvelle action.
Ce système est notamment utilisé dans le cadre des appels d’offres, car il permet de démontrer que le dossier de candidature a été déposé dans les délais impartis. Il est employé également pour sceller des documents numériques en termes d’archivage, de clôturer des enchères électroniques, de programmer les bulletins de paie ou d’offrir la possibilité de dater les conditions générales de vente ou d’assurer une part des transactions pour les ventes en ligne.
De la vérification des appels d’offres à la sécurisation des transactions en ligne, profitez de l’efficacité et de la fiabilité du système d’horodatage électronique pour répondre aux besoins de votre entreprise avec AGS Records Management.