Une facture permet de prouver qu’un échange commercial a eu lieu entre votre entreprise et une autre entité. Le nombre d’échanges commerciaux pouvant être nombreux, il est souvent difficile de les classer et de procéder à leur archivage. Or, bien conserver ses factures donne droit à une réduction sur la TVA et permet d’être en règle en cas de contrôle par l’Administration fiscale.
Conserver ses factures et autres documents administratifs est une obligation légale pour les entreprises. Au plan comptable, la durée de conservation est de dix ans pour toutes les pièces justificatives à compter de leur date d’établissement (article L123-22 du code de commerce). Ce délai est le plus long imposé par l’administration fiscale. En matière commerciale, la prescription est réduite à 5 ans. D’un point de vue fiscal, le délai de conservation des documents comptables est de six ans à compter de la date de la dernière opération figurant sur les documents.
Mais pour être conforme avec la législation, les entreprises doivent veiller à respecter certaines conditions en termes de formats et de modes de dématérialisation. Votre entreprise émet ou reçoit des factures papier et peut les conserver au format papier ou les numériser. Il est cependant important de suivre des règles strictes de conservation.
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Quelle conservation pour les factures papier ?
Pour les factures clients et fournisseurs, les entreprises doivent conserver un format papier ou électronique conforme à la facture originale. Les factures peuvent être conservées de manière dématérialisée, et ce, même si elles ont été éditées en format papier pendant six ans (CGI, ann. III, art. 96 I et CGI, LPF, art. L. 102 B).
Néanmoins, une condition prime, le format numérique doit être identique à l’original. D’autres modalités sont à prendre en compte :
- Reproduction de la facture à l’identique par rapport à l’original en image et en contenu. Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur,
- Conservation de facture numérisée en format PDF ou PDF A/3 assorti d’une signature électronique ou tout autre dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française,
- Reproduction exacte de tout ajout, remarque ou information annotée sur le document papier,
- Transmission d’une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Si la facture numérisée ne respecte pas l’ensemble des règles applicables à ce format, l’entreprise sera tenue de présenter à l’administration fiscale la facture au format papier.
Quelle conservation pour les factures au format électronique ?
Si la facture dématérialisée permet à l’entreprise de gagner en temps et en place, elle doit répondre à des conditions strictes de conservation et sécurisation. Les factures transmises par voie électronique, quant à elles, sont à conserver six ans dans leur forme et contenu originels. Mais leur conservation doit avoir lieu sur support informatique pendant au moins trois ans et durant les trois années suivantes, elles doivent l’être sur tout support au choix de l’entreprise (article L.102B du LPF).
Le contenu de la facture doit pouvoir être contrôlé à tout moment pour vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu ou encore sa lisibilité.
VRAI / FAUX : tout ce que vous voulez savoir sur la facturation électronique
Les obligations liées au stockage des factures
Les factures doivent être stockées sous la forme originale, papier ou électronique.
Les factures électroniques sont à conserver sous leur format original, sous lesquelles elles ont été transmises ou mises à disposition.
Le stockage des factures au format papier
Les factures au format papier peuvent être conservées par l’entreprise ou par un tiers-archiveur mais obligatoirement sur le territoire français. Le lieu de stockage doit être accessible pour garantir la mise à disposition immédiate de tous documents demandés par l’Administration.
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L’archivage des factures au format électronique
Pour les factures au format électronique, le lieu de stockage peut être le sol français ou un autre État de l’Union européenne (directive 2010/24/UE). Cette disposition permet de garantir l’accessibilité des factures par l’Administration fiscale en cas de contrôle.
La facture peut également être stockée dans un pays hors UE mais lié à la France par une convention prévoyant un droit d’accès en ligne immédiat de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.
L’archivage électronique sécurisé des factures avec une Solution de Système d’Archivage Électronique ou SAE à valeur probante ?
En France, l’archivage électronique doit répondre à certaines exigences normatives (AFNOR NF Z42-013) et législatives pour d’une part garantir l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et l’accessibilité des documents archivés et d’autre part pour attester de leur statut de preuve légale.
Le Système d’Archivage Électronique est un espace d’archivage sécurisé complémentaire aux outils de Gestion Électronique de Documents (GED), auquel il est directement connecté afin de stocker les flux de documents à archiver.
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