Une entreprise reçoit et émet une multitude de documents tout au long de la journée tels que des factures fournisseurs, des courriers, des contrats, des bulletins de paie… Cette gestion peut rapidement devenir un fardeau en termes de volumétrie et de complexité entrainant une perte de temps et d’argent du côté des équipes.
Une mauvaise gestion de l’information a pour effets négatifs une inefficacité dans les flux de travail avec des documents mal classés ou perdus, une perte de productivité, une sécurité des informations amoindrie et des coûts supplémentaires avec un stockage physique des documents non optimisés.
Flux de documents entrants, sortants ou circulants ?
Pour déterminer la solution la plus adaptée, il est essentiel de cartographier et d’identifier les différents flux de documents. Ces flux définis comme des processus organisés qui guident le mouvement des documents et des informations à travers une organisation, sont essentiels à un système de gestion du contenu efficace.
Les flux entrants correspondent aux documents physiques ou numériques qui entrent dans l’entreprise, quand les sortants sortent de l’entreprise. On y classe par exemple les factures clients et fournisseurs, les commandes, les bons de livraison ou encore les contrats ou réclamations.
La réception de ces documents nécessite un traitement initial pour les trier puis les transférer au bon service. Ces documents entrent alors dans les flux circulants, qui correspondent aux flux internes à l’entreprise. Selon le service destinataire et sa nature, le document prend différents chemins. Pour exemple, une facture fournisseur sera acheminée vers le service comptabilité avant d’être validée pour déclencher le paiement du fournisseur. De son côté, une commande client sera elle, envoyée directement au service commercial qui créera un bon de commande. Ce bon passera par le service technique et le service livraison qui éditera le bon de livraison.
Les flux dormants et l’archivage électronique
Chaque document, une fois créé/reçu et traité, aura un sort différent : soit il sera détruit, car jugé plus utile, ou envoyé et sortira de l’entreprise, soit sera archivé et entre dans la dernière catégorie de flux dormants. Les flux dormants regroupent tous les documents qui ne sont plus traités, mais qui doivent être conservés pour être éventuellement consultés. La durée de conservation dépend du type de document, de la législation en vigueur, du risque et du choix du responsable des archives de le conserver ou non en dehors de tout texte législatif.
Toutes ces étapes de traitement nécessitent du temps, de l’énergie, du personnel et donc des coûts. Afin de rendre les procédures plus fluides, la dématérialisation vise à réduire les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée telle que la distribution du courrier, la mise sous pli ou encore la validation manuelle d’un document. La numérisation permet de convertir les documents physiques en version numérique facilitant (ou simplifiant) leur gestion. Ainsi, les collaborateurs peuvent se concentrer sur les tâches réellement essentielles de leur mission. L’automatisation des tâches facilite la recherche des documents le suvi de leur état d’avancement, permettant ainsi une gestion plus efficace et plus rapide.
Recourir à une GED pour plus de productivité et de sécurité
En optant pour une solution comme une gestion électronique des documents (G.E.D), le collaborateur reçoit une facture papier qu’il scanne et envoie vers le logiciel G.E.D, qui capture le document et intègre toutes les données nécessaires pour le service comptabilité. Ce dernier est alors alerté et identifie le responsable de la commande. Le logiciel peut ensuite envoyer immédiatement la facture à valider au responsable qui peut la comparer au devis initial directement via le logiciel. Après validation, le service comptabilité est alerté et peut envoyer la facture en paiement via son logiciel de facturation, avant d’archiver la facture. S’il a besoin de sortir à nouveau le document, le service n’a qu’à effectuer une recherche via un workflow documentaire.
Outre un recours limité au papier et la préservation de l’environnement, cette optimisation des processus permet d’éviter les erreurs de communication et d’améliorer l’efficacité opérationnelle des différents services. L’accès aux données essentielles de l’entreprise se fait de manière sécurisée, car les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité telles que le chiffrement et l’authentification. Les documents numériques peuvent être consultés à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ce qui facilite le travail à distance et la collaboration.
Faire le choix de solutions adaptées
Chez AGS Records Management, nous comprenons qu’une solution unique ne peut pas répondre aux besoins variés de chaque entreprise. C’est pourquoi nous nous engageons à développer des solutions personnalisées qui s’intègrent parfaitement aux infrastructures existantes et répondent précisément aux attentes de nos clients.
Bénéficier de l’expertise de leaders du secteur
Pour perfectionner les solutions développées en interne par les équipes IT, AGS Records Management collabore avec les leaders du secteur de la gestion de l’information, tels que DocuWare, EzGED, ALFRESCO, ou encore Cecurity. Ces partenariats nous permettent d’offrir une large gamme de fonctionnalités et une qualité de service optimale.
Un accompagnement constant tout au long des projets
Grâce à une équipe constituée d’experts, de Techniciens IT, d’Ingénieurs, et de Consultant dédiés aux flux documentaires, AGS Records Management s’engage à fournir un accompagnement constant tout au long du projet, depuis la mise en place jusqu’à la réalisation.
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