Si les grands groupes ont souvent déjà passé le cap de la signature électronique, les petites et moyennes entreprises sont en retrait. Selon une étude de Markess by Exægis, 87 % des entreprises auront adopté une solution de signature électronique d’ici fin 2023. Cette solution offre beaucoup d’avantages et sa mise en place se fait de plus en plus facilement, en fonction des besoins et usages spécifiques des petites structures.
La signature électronique favorise l’efficacité et la flexibilité, grands défis quotidiens des TPE et PME, toujours en recherche de stratégies plus souples. Elle peut faciliter les relations avec les fournisseurs et les clients, ainsi que le fonctionnement interne des entreprises. « Elle devient même désormais un critère de choix pour certains fournisseurs ou clients », assure Philippe Rocuet, Directeur général d’AGS Records Management.
Une solution économique et écologique
La signature électronique permet de réaliser des économies dans les budgets annuels, car elle évite de nombreux coûts liés à la signature manuscrite.
Désormais, les services commerciaux, d’achats, ou encore des ressources humaines, peuvent recourir au numérique dans tous leurs processus de contractualisation, de signature de documents (devis, factures, contrats de vente, contrats de travail). Une aubaine à l’heure où les prix du papier augmentent du fait de la crise énergétique. Et bonne nouvelle : la signature électronique profite aussi à la planète et à la responsabilité environnementale des entreprises. Utiliser la signature digitale sans recourir au papier permet de réduire l’empreinte écologique.
Cap sur la productivité
Du côté des collaborateurs, la signature électronique leur permet de rester centrés sur des tâches à forte valeur ajoutée, diminuant le temps perdu à faire des relances pour obtenir les documents signés, ou à les numériser. La possibilité de consulter et signer tous les documents à distance fait gagner un temps considérable aux équipes.
Intégrée à un outil de gestion de la relation client, ou à une Gestion Électronique de Documents (G.E.D) via API, la signature électronique, très simple d’utilisation, permet d’accélérer les cycles de vente en offrant la possibilité à différents signataires éloignés géographiquement de s’affranchir des contraintes d’organisation et de signer un contrat de vente, un bon de commande, un devis en quelques clics.
Du coté des directions administratives et financières, celles-ci pourront mieux structurer leurs processus internes, grâce au système de workflows, pour automatiser les différents niveaux de validations. Le service RH, quant à lui, peut optimiser l’onboarding et simplifier les processus RH. Les services juridiques pourront aussi protéger leurs accords sans effort.
La signature électronique permet à l’entreprise tout entière de se concentrer sur des opportunités commerciales dans un marché de plus en plus concurrentiel. Elle constitue un atout pour réduire les délais et améliorer la productivité des collaborateurs, avec à la clé, une croissance du chiffre d’affaires.
Une étape de plus vers la digitalisation des PME – TPE
Pour autant, cette solution ne compromet pas la sécurité, loin de là. La signature électronique protège contre la fraude grâce au chiffrage des données des clients et de l’entreprise. Elle a également la même valeur juridique que la signature manuelle et offre un plus haut niveau de sécurité contre l’usurpation d’identité. Enfin, les documents sont archivés dans un coffre-fort numérique, ou S.A.E, garantissant ainsi la valeur probatoire du document signé électroniquement.
Directeur général d’AGS Records Management
Afin de rencontrer au mieux les attentes et besoins des TPE et PME, AGS Records Management propose une solution de signature électronique spécifique. Très simple d’utilisation et rapidement opérationnelle, elle permet aux utilisateurs de suivre en temps réel le statut d’une signature ou d’effectuer des relances automatiques en cas de retard du client. La signature électronique : un atout qui simplifie la vie des dirigeants.
Selon Philippe Rocuet, « le recours à la signature électronique entre dans l’objectif de digitalisation des TPE et PME afin d’améliorer l’expérience du client. Cela témoigne d’une réelle volonté d’innover et de faciliter les démarches, ce qui en fait un moyen simple de se démarquer de la concurrence ».
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