Face à des enjeux de conservation légale et de confidentialité des données sensibles de santé, gérer les dossiers patients constitue un réel défi pour les hôpitaux, en constante recherche d’espace. Le recours à l’externalisation par l’intermédiaire d’un prestataire agréé pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires devient incontournable.
Dans le cadre de la gestion des patients, les hôpitaux accumulent une importante quantité de documents quotidiennement. Le volume produit dans le cadre de l’activité des services a conduit l’AP-HP à externaliser une partie de ses archives. Depuis 2011, AGS Records Management accompagne l’AP-HP dans l’optimisation de la gestion de ses archives médicales. Au total, le volume externalisé s’élève actuellement à 241 kilomètres linéaires d’archives médicales.
Parmi eux, 18 km linéaires appartiennent aux hôpitaux de Cochin – Port-Royal, Hôtel-Dieu et Broca qui font partie du Groupe hospitalo-universitaire AP-HP Centre – Université Paris Cité. L’ensemble des archives médicales et administratives de ces hôpitaux sont gérées sous la responsabilité de Stéphanie Thomas, Cadre de Santé et Responsable du Service central des archives médicales (SCAM).
L’enjeu des conditions de conservation
Dès son entrée en fonction, Stéphanie Thomas est confrontée à la réalité du terrain. Les conditions de conservation de l’époque ne permettaient pas d’assurer la sécurité des archives ni leurs accès. « La problématique principale était le manque de place pour stocker les archives et le manque d’organisation et de structure dans la gestion des documents », précise-t-elle.
Et pour cause, il n’y avait pas de dossier unique. A Cochin par exemple, chaque patient possédait un dossier par spécialité. Ce qui multipliait le nombre de documents. À cela s’ajoute le fait que chaque service conservait ses archives dans ses propres bâtiments. Face à cette dispersion des informations médicales, Stéphanie Thomas pointe très vite la nécessité d’établir des règles spécifiques de conservation.
L’homogénéisation des inventaires
Les archives sont alors centralisées, une partie d’entre elles sont externalisées dans les centres de conservation, agréés pour la conservation des archives publiques, d’AGS Records Management. Un plan de classement est établi avec une numérotation des dossiers, par année et par couleur. Ce chantier dure plus de cinq ans. En parallèle, des bureaux, au sein des différents hôpitaux, sont aménagés, équipés en informatique et les archivistes formés aux nouvelles règles d’archivage. « Nous avons établi une réglementation du dossier patient avec ses règles de base, certifiée par la Haute autorité de Santé », souligne la responsable.
AGS Records Management réalise les inventaires des archives externalisées, permettant à Stéphanie Thomas et à ses équipes de retrouver des informations rapidement. « L’homogénéisation des inventaires externalisés est essentielle pour la traçabilité des documents », assure-t-elle.
De nouvelles typologies d’archives
Stéphanie Thomas externalise par année de création du dossier et par spécialité afin d’assurer la pérennité des informations médicales dans le temps.
Grâce à ce dispositif, et à la mise en place de la numérisation via l’interface ORBIS, la volumétrie de dossiers patients conservés sur place a diminué de 70%. « La typologie des archives a changé, nous conservons désormais surtout des dossiers de transfusion sanguine, des documents liés à la traçabilité des blocs, au consentement du patient ou encore à l’autorisation de pouvoir opérer un mineur », affirme Stéphanie Thomas.
Des tournées de livraison spécifiques
Dès que les services médicaux ont besoin d’un dossier, les équipes de Stéphanie Thomas font appel à AGS Records Management, qui lui livre les documents demandés dans les délais fixés. « Plus nous externalisons, plus c’est pratique pour nous. Je cherche le bon dossier, le demande à AGS RM et je suis livrée en 24 heures », explique-t-elle. Les équipes d’AGS Records Management assure trois tournées de livraison, une par zone géographique, et assure la reprise des dossiers à réintégrer ou le règlement d’éventuelles anomalies. « Cette prestation dédiée et adaptée a été définie avec le client afin d’optimiser la livraison et d’assurer un service dans la continuité », souligne Simon Ostermann, Responsable Pôle Santé d’AGS Records Management, chargé du suivi du marché d’externalisation de l’AP-HP depuis 2011.
Côté prise en charge des dossiers, les équipes d’AGS Records Management assurent également de lourds chantiers. Par exemple, lorsque le bâtiment de chirurgie digestive a déménagé dans un nouveau bâtiment pour travaux, il a fallu externaliser environ 80 000 dossiers. « L’externalisation est apparue comme la solution la plus simple sur le plan logistique, mais également la plus économique, car nous n’avions pas les cinq salles nécessaires à disposition », argue Stéphanie Thomas.
Une destruction très encadrée
Depuis 2018, AGS Records Management peut procéder à la destruction des fonds d’archives externalisés lorsque les Durées d’Utilité Administrative (DUA) sont échues. Une opération qui permet de diminuer les volumes de documents stockés en externalisation et ainsi de réaliser des économies importantes sur les factures de conservation. La destruction permet également de dégager suffisamment de moyens pour réaliser d’autres externalisations.
Le process est très encadré et fait l’objet d’échanges permanents entre Simon Ostermann et Stéphanie Thomas. « Une démarche en étroite collaboration avec Stéphanie Thomas, notamment pour définir le fonds d’archives concerné. Il faut travailler ligne par ligne, conteneur par conteneur pour vérifier ce qu’on peut détruire ou non » explique Simon Ostermann. Si l’inventaire ne dispose pas d’assez d’éléments d’informations pour identifier le fonds, c’est parfois le cas pour des fonds très anciens, la destruction n’est pas effectuée. Dans le cas contraire, Simon Ostermann transmet la sélection d’archives dont les DUA sont échues à Stéphanie Thomas, avec les informations des services, les dates précises, les particularités des fonds.
Une relation personnalisée et de confiance
Après sa validation, il envoie la proposition de sélection au service central des archives de l’AP-HP. La destruction n’intervient qu’après réception du bordereau d’élimination validé et portant le visa du Directeur de l’hôpital et du Conservateur général du patrimoine, Chef du Département des patrimoines culturels de l’AP-HP. Les échanges entre Simon Ostermann et Stéphanie Thomas sont constants durant tout le processus menant à la destruction des archives.
Une personnalisation de la prestation qui satisfait Stéphanie Thomas : « la richesse de notre relation avec AGS Records Management tient avant tout au contact et aux valeurs humaines. Nous travaillons avec des interlocuteurs très réactifs pour gérer les archives externalisées de nos établissements et c’est très appréciable de pouvoir compter sur un suivi efficace des dossiers ».
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