La France compte 36 000 communes. Or, une mairie est organisée avec des règles de fonctionnement similaires à celles de toute entreprise privée ou publique. Mais les obligations du maire l’engagent sur le plan civil et pénal.
« Le maire est le responsable légal des archives de sa commune et il doit les conserver pour la bonne gestion des affaires de la collectivité, la justification des droits de la commune et la sauvegarde de la mémoire de la ville », rappelle Philippe Rocuet, Directeur Général d’AGS Records Management.
Les archives d’une mairie sont des archives publiques au sens du Livre II du code du Patrimoine : elles sont imprescriptibles et inaliénables et font ainsi partie du domaine public de la commune. En aucun cas, elles ne peuvent être aliénées ni détruites sans autorisation de l’État. Elles sont soumises au contrôle scientifique et technique des Archives départementales.
Directeur Général de Pro Archives Systèmes
AGS Records Management propose d’accompagner les communes dans leur gestion à travers le pack Archives Mairie, qui a pour objectif d’établir un diagnostic du fonds d’archives de la municipalité et de déterminer les actions prioritaires à mettre en place pour un archivage conforme..
Nos Archivistes effectuent trois étapes clés : le récolement des archives pour identifier les archives conservées, l’audit des archives pour analyser la situation et voir clair sur la gestion des documents (état sanitaire, classement, cotation, etc.) et la préconisation de solutions à mettre en œuvre pour optimiser le classement des archives.
Parmi les solutions proposées, AGS Records Management peut suggérer une externalisation des archives de la collectivité dans l’ensemble de ses sites de conservation d’archives, conformément à la norme NF 40.350.
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