Les collectivités, comme les entreprises privées, doivent être en mesure de conserver leurs archives dans des endroits dédiés. Car comme tout document, elles peuvent subir des sinistres irrévocables (dégât des eaux, incendie, intempéries, manipulations dégradantes, virus informatiques pour les archives numériques…)
Pour prévenir ces situations, les collectivités se doivent de mettre en place une stratégie d’archivage complète et adaptée à la taille de l’institution et à la complexité de ses procédures.
Cette stratégie doit être définie à un haut niveau de décision hiérarchique et s’efforcer de couvrir autant que possible l’ensemble de la production de l’administration. Cela passe par la rédaction de documents de cadrage au niveau de la direction puis de conventions de services pour décliner la politique d’archivage à tous les étages de l’institution.
L’externalisation comme support
Une phase d’audit permet de dresser un état des lieux de l’existant et de définir les priorités en fonction des objectifs de la collectivité. Cette étape peut être externalisée à des experts afin de réaliser un recensement précis des documents, une cartographie des systèmes d’information ou encore une analyse de l’existant.
En effet, le Code du patrimoine autorise tout producteur d’archives publiques à externaliser la conservation de ses archives courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture (art. L 212-4, II).
L’arrêté du 4 décembre 2009 précise les normes de référence que les prestataires doivent respecter pour assurer la sécurité des documents, la confidentialité des informations et la qualité du travail attendu : NF Z 40-350, NF Z 42-013 et ISO 14721. Les demandes d’agrément sont instruites par le Service interministériel des archives de France et portent sur un ou plusieurs locaux du prestataire.
A l’issue de l’audit, la collectivité définit les actions à mettre en œuvre pour améliorer les conditions de conservation des archives, définir les règles de gestion de cycle de vie des documents ou veiller à la mise en conformité.
La conformité du local archives
Dans le détail, la collectivité doit s’attacher à disposer d’un local archives aux normes. Il ne doit pas mesurer plus de 200m2 et garantir à la fois la sécurité des documents, leur offrir un environnement favorable à leur conservation et être accessible. Par exemple, la température doit être comprise en 18 et 20°C, aucune lumière directe ne doit atteindre les documents et l’humidité relative doit avoisiner les 45 à 55%.
Côté mobilier, les rayonnages fixes ou mobiles doivent être plutôt en métal et non en bois en raison du risque d’incendie, la première tablette doit se trouver à 15 cm du sol pour faciliter le nettoyage du local et éviter les inondations.
Pour les archives électroniques, le système d’archivage doit garantir la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et la sécurité des documents. Dans le cas d’un S.A.E, le lieu doit disposer d’un système de climatisation, de détecteurs d’incendie, de cloisons coupe-feu et d’une cage à Faraday contre le rayonnement magnétique.
Une organisation millimétrée
La collectivité doit organiser les archives pour plus de fluidité. Mieux vaut donc distinguer les fonds, mettre en place un accès réglementé aux agents et réaliser un récolement topograhique. Elle doit également penser à l’éventuelle saturation du local archives et adapter la destruction des archives ou leur numérisation.
Des mesures de prévention doivent également être prises pour sécuriser la communication des documents, avec par exemple la rédaction d’une charte informatique pour les archives numériques, édictant les pratiques d’utilisation de l’outil informatique.
La collectivité a tout intérêt à établir un plan préventif des risques et d’évacuation en cas de sinistres pour savoir quels documents doivent être évacués en priorité, comme les actes d’état civil, les permis de construire ou encore les titres de propriété de la collectivité, tous non conservés en double au sein d’une autre collectivité.
« L’avantage d’une externalisation globale réside à la fois dans le gain de place pour l’institution, mais aussi dans la garantie d’une réelle sécurité pour ses documents », souligne Philippe Rocuet, Directeur Général Pôle Archive Physique & Numérique d’AGS Records Management. « Car le tiers-archiveur répond en tout point aux exigences des normes de protection en vigueur, comme c’est le cas chez AGS Records Management ».
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