De fait, les archives publiques ne concernent que les documents produits par les services publics, quel que soit leur date d’édition (qu’ils soient récents ou non) ; à savoir selon l’article L 211-4 :
- les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public,
- les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé,
- les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité.
Ainsi, tout ce qui ne relève pas des archives publiques relève en conséquence des archives privées.
Gestion des documents : Durée d’Utilité Administrative
Les archivistes se basent sur la « théorie des trois âges » pour classer les archives en plusieurs catégories ; les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. Les documents passent d’une catégorie à l’autre en fonction de leur Durée d’Utilité Administrative (DUA).
Il s’agit du délai minimal durant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des établissements ou des services producteurs en tant qu’archive courante ou intermédiaire.
Depuis la décision du Conseil constitutionnel du 15 Septembre 2017, le droit d’accès aux archives publiques possède une valeur constitutionnelle afin d’assurer la transparence de la vie publique prévue par la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen.
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