Des Word sans nom, des doublons, plusieurs versions d’un même document… Le nombre de fichiers numériques que chaque collaborateur d’une entreprise conserve sur son ordinateur ou dans un serveur est considérable. Techniquement appelé le vrac numérique, il constitue un ensemble de documents bureautiques très hétérogènes ne répondant à aucune règle de classement ou de nommage. Il se caractérise également par l’utilisation de caractères susceptibles de poser des problèmes, un stockage aléatoire et une arborescence construite sans logique prédéfinie.
Cet amoncellement de milliers de fichiers numériques se justifie par une mauvaise organisation, qui fait que les collaborateurs produisent et partagent des fichiers sans réelle cohérence. Et pour cause : un utilisateur n’a pas toujours le temps ou la connaissance pour répondre à une classification définie. Parfois, elle n’existe même pas.
L’absolue nécessité de gérer son vrac numérique
Si ce déluge d’informations n’a pas été au cœur des stratégies d’entreprise jusqu’ici, il devient désormais une priorité. Perte de temps, perte de documents, conservation obsolète… Le vrac numérique met en péril les organisations qui ne respectent alors pas les réglementations liées à la conservation et l’archivage des documents et qui risquent donc des sanctions. Le risque se situe également sur le plan juridique, car certains documents sensibles comme des informations financières pourraient être dévoilés parce qu’un fichier a été laissé à la disposition de tous les collaborateurs. Pression réglementaire, risques sécuritaires, perte de temps et hausse du coût de stockage poussent les entreprises à agir contre le vrac.
Mais avant de se lancer dans une stratégie d’organisation du vrac, encore faut-il s’interroger sur la méthode. Mieux vaut se tourner vers des archivistes experts pour mettre en place les procédures et outils de gestion adaptés aux besoins d’archivage.
Des solutions contre le vrac numérique
Le spécialiste doit réaliser en première étape un audit du vrac et analyser le fond pour savoir à quels documents il est confronté et pour mieux prioriser les actions à mener. À l’issue de cet audit, une grille d’évaluation du fond à partir de critères correspondant à la logique de l’organisation est établie pour pouvoir appliquer ensuite des politiques de tri et élaborer un plan de classement.
Au final, les documents seront soit conservés, soit détruits en fonction des besoins de l’entreprise, des réglementations et de la théorie des trois âges du record management. Certains outils permettent désormais de fluidifier et automatiser la gouvernance de l’information afin d’accélérer le processus de gestion du vrac, par exemple en chassant les doublons.
La pédagogie pour éviter le vrac
Une des solutions essentielles à la réduction du vrac numérique est également pédagogique. Via une approche humaine, le spécialiste de l’archivage pourra former les collaborateurs de l’entreprise à adopter une politique de classification et utiliser les logiciels avec plus d’efficacité.
À la clé, l’entreprise verra sa productivité s’améliorer. Grâce à une gestion efficace des données, ses coûts liés à cette gestion se réduira et l’accessibilité à tous ses documents sera facilitée notamment en cas de contentieux. Enfin, sa sécurité interne et sa mise en conformité seront assurées.
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