Quelle durée de conservation pour quel document RH ?

Pour permettre un archivage efficace, différentes durées de conservation existent selon le type de documents relatifs aux collaborateurs.

Tour d’horizon

Les services RH doivent faire face au quotidien aux demandes des collaborateurs, à la gestion de potentiels litiges avec des employés en cas de licenciement ou d’accident du travail, ou encore à des contrôles de la part de l’inspection générale du travail. La gestion des salariés peut nécessiter la production de près de 70 types de documents différents, allant du contrat de travail au bulletin de paie en passant par les entretiens d’évaluation ou autres demandes de congés. Dans tous ces cas, et dans d’autres encore, les services doivent être en mesure de fournir les documents et donc préalablement d’avoir procédé correctement à leur archivage.

Les documents RH à conserver pendant trois ans

Les documents relatifs aux charges sociales et aux taxes sur les salaires doivent être conservés minimum durant trois ans en tant que preuve dans vos archives.

🔍 Si vous avez des collaborateurs sous convention de forfait, sachez que vous devez également conserver pendant trois ans la comptabilisation des jours de travail de ces salariés.

Les documents RH à conserver pendant cinq ans minimum (documents liés à la gestion du personnel)

Pour s’y retrouver, les services RH s’appuient sur les différentes durées légales de conservation des documents. Pour la plupart des documents, la durée légale de conservation est de cinq ans minimum à compter de l’arrivée du salarié dans l’entreprise :

• Les bulletins de paie électroniques et physiques
• Les contrats de travail et avenants
• Les lettres d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire, de licenciement
• La fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation
• Les mises en demeure de l’inspection du travail et les déclarations d’accident du travail
• Les vérifications et contrôle du CSE
• Les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite

🔍 Le registre unique du personnel doit être sauvegardé pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’entreprise (Article R1221-26 du Code du travail). À défaut de présentation ou si les mentions du document sont erronées ou incomplètes, l’employeur devra s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4^e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Du côté des pièces comptables relatives aux traitements et salaires, les doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales ou les documents relatifs aux salaires, la durée est identique.

Illimité, pour les documents nécessaires à la reconstitution des carrières

Pour répondre aux éventuelles demandes des collaborateurs à la fin de leur carrière, les documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, sont à conserver pour une durée illimitée.

En bref : Combien de temps conserver mes documents RH

Dématérialiser pour optimiser la gestion des documents RH

La gestion des documents constitue un défi quotidien pour tous les services RH ; la dématérialisation des processus RH devient un véritable levier d’efficacité !

Faciliter l’accès aux documents, garantir leur conservation dans le temps et dans le respect de la législation en vigueur, les solutions technologiques comme la G.E.D, le coffre-fort numérique ou encore le S.A.E répondent parfaitement aux attentes d’un DRH 3.0 !

Améliorez la gestion des documents RH sans effort. En savoir plus sur nos solutions. Contactez nous dès aujourd’hui!