Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?
Apparue dans les années 1980, la gestion électronique des documents (GED) est un espace ou un système informatique destiné à gérer tous les documents numériques d’une structure. Elle assure leur stockage, permet une consultation en temps réel et un partage des dossiers actifs. La GED suit l’intégralité des étapes de la vie d’un document, de la création/acquisition à l’indexation, l’organisation et l’archivage. Elle assure également la sécurité des données.
Pierre angulaire de l’architecture des données de votre entreprise, la GED facilite la gestion et l’exploitation des flux documentaires, quelle que soit leur origine : lettres papier numérisées, courriers électroniques, documents Word et feuilles de calcul. Elle peut même gérer les documents issus de la numérisation des processus de l’entreprise ou des progiciels de gestion.
À quoi sert la GED ?
La GED constitue l’outil par excellence pour gagner en fluidité opérationnelle. Son premier objectif est d’améliorer l’efficacité des traitements des processus documentaires grâce à leur automatisation.
Cette étape permet ainsi d’optimiser les coûts de traitement en réduisant le temps de recherche des documents, la saisie des données, le tri, les coûts d’impression et d’affranchissement. Les collaborateurs ont accès plus rapidement aux documents, peu importe l’heure et l’endroit où ils se trouvent. Un moyen de diminuer les erreurs et d’améliorer la productivité de chacun.
Grâce à une organisation rigoureuse et à une traçabilité assurée, la GED réduit également le risque de perte de documents et de données.
La GED permet de mieux sécuriser les documents, avec un meilleur contrôle des droits d’accès aux collaborateurs, qui pourront soit consulter, soit télécharger un document, soit le valider ou encore le supprimer, selon son statut.
Comment cela fonctionne
Bien que la GED s’intègre la plupart du temps de manière transparente au système d’information de l’entreprise – soit en mode Saas, soit via un serveur local – vous devrez choisir le type de GED le mieux adapté à votre entreprise.
La GED offre tout d’abord la possibilité de capturer numériquement des documents sur papiers ou d’autres sources, soit par numérisation, soit par la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Comme les documents viennent de sources très différentes, la GED conçoit un espace numérique unique en synchronisant les applicatifs métiers utilisés par les différents services de l’entreprise.
Ensuite, elle procède à une indexation et à la mise en place d’un système de recherche des documents, qui inclut notamment un marquage avec des mots-clés et des informations sur le document et l’auteur. Trois opérations ont lieu sur les documents numériques : le classement, le référencement et l’indexation. Ces trois traitements aboutissent à une description précise du document et facilitent la recherche. La description comprend toutes les métadonnées techniques et celles liées aux workflows.
Une fois indexés, les documents sont stockés de manière sécurisée, grâce à un système d’autorisation, selon les profils des collaborateurs et leurs fonctions. Il assure un suivi précis des modifications apportées aux documents et permet ainsi aux entreprises de garder le contrôle des versions notamment sur les dossiers importants. L’entreprise doit veiller à dimensionner des serveurs de stockage en ligne adaptés au volume actuel et futur nécessaire.
Si la GED permet l’archivage de manière temporaire des documents durant leur phase d’utilisation et a pour objectif de partager l’information, seul un service d’archivage électronique à valeur probante permet de conserver de manière légale et pérenne les documents en conformité avec la norme NF Z 42-013. C’est pourquoi, dans les faits, les entreprises utilisent une GED associée à un SAE, car lui seul garantit la disponibilité, la confidentialité et la pérennité du document.
En fonction des entreprises et de leurs besoins, les fonctionnalités de la GED varient. Il est ainsi possible de mettre en place des tableaux de bord de suivi, un système de signature électronique pour certifier la valeur d’un document ou encore des méthodes de diffusion des documents.
Pourquoi la GED représente-t-elle une étape importante dans ma transformation digitale ?
Opter pour la GED constitue une étape devenue indispensable pour une meilleure dématérialisation des documents. Cette nouvelle ère numérique, qui passe également par la signature électronique et le recours à un SAE, nécessite un traitement des données plus intelligent et dynamique qu’offre la GED, à travers des solutions, des interfaces et des portails personnalisés.
Grâce à la transformation numérique, et notamment la dématérialisation et la GED, une nouvelle étape a lieu et permet désormais de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations et des documents de tous types de formats. Avec à la clé, selon les normes, la possibilité de détruire des originaux papiers après numérisation et de passer vers une expérience 100% digitale.
Les apports par secteur
Si la GED est un système transversal, qui centralise l’ensemble des portails de l’entreprise et prend en compte l’ensemble des services, chaque entreprise de chaque secteur peut avoir ses spécificités.
Secteur immobilier
Contrats, compromis, factures, courriers ou encore états des lieux font partie du quotidien des professionnels de l’immobilier, qui ne peuvent pas se permettre d’égarer le moindre document ou de mettre plusieurs heures à le chercher. La GED facilite le stockage des documents tout en assurant la confidentialité à l’égard des clients et le partage d’information. La GED permet aux professionnels de l’immobilier et de la construction de simplifier leurs processus métier et administratifs avec des workflows automatisés.
Secteur notarial
La conservation des documents juridiques fait partie intégrante du métier de notaire. Face à cet enjeu majeur, la GED apparaît comme une manière de stocker et d’accéder plus facilement aux documents tels qu’un accord de PACS, un testament ou un procès-verbal. Cette dématérialisation facilite le traitement des documents notamment avec la signature électronique, tout en conservant une traçabilité renforcée et un horodatage précis.
Secteur des Assurances et mutuelles
Les professionnels de l’assurance et des mutuelles reçoivent au quotidien des flux de courriers et de documents tant de la part de leurs adhérents que de leurs partenaires. Avec l’obligation de les traiter dans des délais brefs. Opter pour la dématérialisation permet de faire face à cette masse d’échanges sur des canaux variés et de procéder à un classement automatisé et sécurisé des dossiers en fonction de leurs spécificités. Cette agilité rend la transformation de l’entreprise plus efficace.
Secteur RH
Le service des ressources humaines utilise la GED pour améliorer l’efficacité des processus et gérer plus facilement l’ensemble des documents RH, des dossiers de candidature et des manuels de formation aux fiches de paie et aux contrats de travail. Les fonctionnalités poussées de la GED allègent la charge de travail des collaborateurs RH pour leur permettre de se concentrer sur les tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée.
Secteur Public
Ce secteur est confronté à des enjeux auxquels répond la GED : modernisation de ses services, optimisation des services rendus aux usagers, réduction du recours au papier ou encore amélioration du travail des agents. La GED apporte aux professionnels du secteur public plus de simplicité, de rapidité et de proximité avec les citoyens.
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