L’indexation constitue une opération de référencement et d’adressage d’une unité d’archives. Mais avant d’être défini avec précision, le mot a connu bien des dérivés.
Remontons à l’étymologie du mot indexation tout droit venu du terme « index », « indicis » en latin : « qui montre, qui indique ». Historiquement, l’index ou l’indice représente un catalogue de livres suspects de mauvaise doctrine dont le Saint-Siège interdit la lecture, même si ces textes ne sont pas condamnés juridiquement.
Très vite, l’expression « mettre à l’index » prend le sens de mettre dans ce catalogue. Dans ses mémoires, Saint-Simon, Duc et Pair de France, témoin essentiel de la fin du règne de Louis XIV et de la Régence, utilise l’expression : « Le P. Tellier avait fait un livre [sur le culte de Confucius] qui, à force d’intrigues et de crédit à Rome, ne fut mis qu’à l’index ». Voltaire aussi en use dans son Essai sur les mœurs : « Ce qui est encore bien digne de remarque, c’est que l’arrêt du parlement fut mis à l’index de Rome ».
Un sens économique aussi
Au XIXe siècle, des textes réglementent ensuite l’utilisation de l’index dans un autre sens, celui de référencer des noms de lieux, des noms de personnes et des mots-matières à associer aux inventaires d’archives.
En 1948, le terme indexation est utilisé comme étant « le classement sous forme d’index » dans le Nouveau Larousse universel. On pourrait alors croire que l’indexation date de cette époque et est pratiquée depuis cette époque par les archivistes. Mais les techniques documentaires prennent du temps.
En 1955, Raymond Barre dans son livre sur l’Économie politique emploie le terme dans son sens économique comme étant « l’action destinée à lier la valeur d’un capital ou d’un revenu à l’évolution d’une variable de référence ». Un sens qui perdure encore aujourd’hui dans le domaine économique.
Une définition évolutive
Dans le secteur de l’archivage, en 1963, la France tente de normaliser le contenu des index dans le domaine des archives. En 1969, une définition de l’indexation apparaît plus nettement : il s’agit alors de « dresser un répertoire ou une liste, généralement alphabétique, des sujets traités, des noms cités dans un ouvrage, suivis des références aux pages ou aux paragraphes ». « Mais il faudra attendre 1987 pour que soit publié le premier vocabulaire normalisé destiné spécifiquement au traitement des archives et à leur indexation, le Thésaurus.
Aujourd’hui, l’indexation constitue une pratique documentaire et bibliothécaire répandue, qui relève avant tout d’un travail sur le contenu et où l’interprétation et le discernement sont la clé pour présenter un document destiné à être retrouvé rapidement. Une définition toute proche de celle des origines : l’indexation doit permettre d’indiquer ou de montrer rapidement où se trouve un document. Une méthode appliquée aussi bien dans le domaine de l’archivage physique que dans celui de l’archivage numérique. Les technologies évoluent mais le contenu et l’analyse humaine restent la clé de voute d’un archivage efficace et performant.
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