C’est une vraie fierté pour AGS Records Management. Et pour cause : l’entreprise vient de décrocher la certification pour la norme NF Z42-026. Ce Graal permet de spécifier les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine. Elle détaille les éléments qui garantissent l’intégrité de la copie fidèle : empreinte numérique, horodatage, signature électronique.
Cette norme fait suite à l’article 1379 du Code civil relatif à la copie fiable ainsi qu’au décret n°2016-1673 et est complémentaire à la NF Z42-013 qui certifie déjà depuis quelques années les Système d’Archivage électronique.
Cette nouvelle norme décrochée par AGS Records management concerne tous les documents courants au format papier circulant entre les acteurs économiques, comme les documents administratifs et commerciaux, les documents sensibles, les photographies sur support papier ou encore les plans et cartes.
La destruction des originaux à la clé
Directeur Développement Solutions digitales d’AGS Records Management
« Cette nouvelle étape élargit le champ des opportunités pour AGS Records Management pour répondre aux attentes de plus en plus pointues des clients, assure Jean-Marc Giudicelli, Directeur Développement Solutions digitales d’AGS Records Management. Elle établit les exigences pour garantir la fidélité d’une copie numérique et permet aux prestataires en externalisation et à leurs clients de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d’une copie fiable ».
Avec à la clé pour le client la possibilité de détruire les originaux papiers en total respect de l’obligation de conformité. Les fichiers conservés dans un Système d’archivage électronique certifié deviennent exploitables juridiquement et libèrent de ce fait l’entreprise des contraintes liées à la gestion des documents papier. Elle réduit également les risques pour les documents sensibles, en permettant de disposer d’un original papier et d’un original électronique.
Optimiser la gestion des dossiers
La NF Z42-026 permet également de centraliser les documents dans un environnement à vocation probatoire et ainsi de toujours disposer du bon document, ainsi que d’optimiser la gestion des dossiers par exemple dans l’univers bancaire ou médical. Elle constitue un atout de taille pour faciliter l’application des durées de conservation dans un environnement d’archivage à vocation probatoire et répondre aux exigences réglementaires de type RGPD par exemple.
Afin de compléter au mieux son offre aux clients, AGS Records Management travaille également à l’obtention de la certification NF 461 à l’horizon 2023. Elle permettra de fournir une solution complète de la numérisation à l’archivage numérique.
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