Archivage Physique
Vous cherchez une entreprise spécialisée dans l’archivage physique? Faites confiance à un professionnel de l’externalisation des archives physiques pour conserver et gérer la mémoire de votre entreprise, et répondre à vos obligations légales.
AGS Archivage vous aide à gérer et organiser vos archives physiques
Des archives bien gérées, c’est du temps gagné, de l’espace écon une plus grande réactivité pour vos collaborateurs.
De la prise en charge à la destruction, nos processus vous garantissent une traçabilité complète, une confidentialité absolue et une sécurité reconnue.
Tout au long du cycle de vie de vos archives, nos équipes prennent soin de la mémoire de votre entreprise.
Voir également: 8 bonnes raisons d’améliorer votre gestion documentaire
Voir également: Archivage physique ou numérique : comment choisir ?
Voir également: HISTOIRE DE MOTS : NUMÉRISATION
La gestion de l'archivage physique de A à Z
AGS Archivage garantit la simplification des processus, la facilité d'accès et la sécurité de vos archives physiques.
Prise en charge / mise en place
Mise en containers spécifiques par nos équipes de professionnels
- Prise en charge des archives physique en fonction du plan de classement et des dates de destruction
- Traçabilité des archives par mise en place de code-barres uniques
- Vérification contradictoire des volumes enlevés
Transport et rangement
- Transport sécurisé jusqu’à nos centres de conservation
- Rangement aléatoire dans nos dépôts
Inventaire des archives
- Saisie des informations nécessaires pour l’inventaire
- Intégration dans notre logiciel de gestion, accessible par internet sécurisé
Nous adaptons nos méthodes de prise en charge à la situation de chaque client (lecture de code-barres déjà présents sur les archives, récupération de l’inventaire existant, proposition de vous laisser faire l’inventaire, etc.).
CONSERVATION DES ARCHIVES PHYSIQUES
Modes de stockage
- Différents modes de stockage possible (en boîtes, ou cartons, en rayonnages léger ou palettiers, en dossiers suspendus, etc.)
- Utilisation du mode le plus adapté à vos archives
- Pièces spécifiques pour vos documents ultra-sensibles
Des bâtiments ultra sécurisés
- Détection incendie, intrusion, télésurveillance, rondes régulières, etc.
- Bâtiments répondant aux normes réglementaires
- Vérifications périodiques et règlementaires des installations
- Température et hygrométrie mesurée
Des archives anonymes
- Absence de référence client sur les archives
- Rangement aléatoire dans les bâtiments
- Utilisation de codes-barres
Possibilité de mise en place d’installations de stockage d’archives dans vos propres locaux.
GESTION DES ARCHIVES PHYSIQUES
Accès réservé et contrôlé à l’outil de gestion
- Accès spécifique à chaque collaborateur en fonction de son habilitation
Des délais et modes de livraison adaptés
- Livraison en quelques heures en fonction de vos impératifs
- Restitution des archives par voie physique ou par mail
AGS Archivage vous met à disposition un outil pour gérer vos archives en ligne.
Destruction de documents
A l’issue de leur durée légale de conservation, nous vous proposons la destruction de vos archives la destruction de vos archives physiques.
Un processus sécurisé
- Envoi d’une autorisation de destruction pour validation par vos soins
- Double vérification physique des archives à détruire
- Destruction confidentielle
- Remise d’un certificat de destruction
Différents modes de destruction
- Dans vos locaux, par des camions broyeurs
- En externe par broyage, compactage ou incinération
- Recyclage possible des chutes
E-Archiv : Notre technologie utilisée pour rechercher une archive
Un logiciel unique à portée de main en quelques secondes
Le logiciel E-Archiv
E-Archiv est un logiciel unique développé par l’équipe d’AGS Archivage.
Cela nous permet de contrôler son développement et d’intégrer plus efficacement les demandes de nos clients. Il permet la recherche et le contrôle des documents papier, ainsi que la consultation des images numériques.
E-Archiv est un logiciel SaaS Web complet. L’accès est sécurisé par une connexion et un mot de passe ainsi que par un protocole HTTPS. Grâce à sa technologie web, une connexion Internet est suffisante, ainsi qu’un login et un mot de passe, pour se connecter. Le déploiement de cet outil est donc très rapide, à moindre coût et ne nécessite pas de changer d’équipement informatique.